Jak zorganizować zawody sportowe? O czym trzeba pamiętać?

Organizacja imprez sportowych i rekreacji może być dobrym pomysłem na ożywienie życia społecznego w bliższej i dalszej okolicy. Takie inicjatywy nie dość, że budują więzi sąsiedzkie, promują także aktywność fizyczną, co jest istotnym elementem profilaktyki chorób cywilizacyjnych takich jak otyłość, cukrzyca czy depresja. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zorganizować zawody sportowe krok po kroku.

Aspekty prawne organizacji zawodów sportowych

Nie istnieje możliwość zorganizowania zawodów sportowych bez spełnienia następujących warunków:

• uzyskania od administracji publicznej pozwolenia na organizację wydarzenia,

• zapewnienia bezpieczeństwa uczestników zawodów poprzez podjęcie współpracy z policją, strażą pożarną, pogotowiem ratunkowym bądź innymi służbami w razie potrzeby,

• zabezpieczenia terenu wydarzenia, wynajęcie ochrony w przypadku imprezy masowej.

Więcej o zasadach organizacji imprezy sportowej w Polsce dowiesz się z Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.

Od czego zacząć organizację zawodów sportowych?

Na wstępie opracuj koncepcję i logistykę wydarzenia. Zastanów się: czy ma to być wydarzenie plenerowe, czy trzeba wynająć jakiś obiekt, jakie wyposażenie techniczne jest niezbędne, jak zapewnić niezbędną infrastrukturę, co zrobić, żeby przepływ informacji w trakcie imprezy był sprawny, kto będzie obsługiwał imprezę od strony technicznej.

Kolejnym krokiem jest stworzenie kosztorysu zawodów sportowych. Jakie środki finansowe są potrzebne na zorganizowanie takiego wydarzenia? Jak pozyskać sponsorów? Jakie będą inne źródła finansowania imprezy? Czy udział w zawodach będzie się wiązał z wniesieniem opłaty startowej? Czy wstęp na widownię będzie biletowany? Organizacja zawodów sportowych wymaga też powołania zespołu, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie oraz sprawny i bezpieczny przebieg wydarzenia. Każda osoba musi znać swoją funkcję, zadania i zakres obowiązków. Czy ilość pracy jest współmierna do liczby osób zaangażowanych? Jeśli trzeba pozyskać wolontariuszy, pamiętaj, żeby zrobić to odpowiednio wcześnie, a nie na dwa dni przed imprezą.

O czym nie możesz zapomnieć, organizując zawody sportowe?

Konieczne jest także opracowanie regulaminu zawodów! Co musi się w nim znaleźć?

• cel, termin i miejsce zawodów,

• informacje o organizatorze wydarzenia,

• warunki wzięcia udziału – określenie kto może być uczestnikiem imprezy, czy są to otwarte zawody sportowe, czy mogą w nich brać udział amatorzy, czy tylko profesjonaliści, jakie oświadczenia musi przedstawić każdy zawodnik, itp.

• program zawodów – szczegółowy harmonogram, według którego ma się odbywać wydarzenie,

• sposób przeprowadzenia zawodów – jaki jest system eliminacji, zasady punktacji i kwalifikacji końcowej,

• zasady zgłaszania się do zawodów – jakie informacje mają być zawarte w formularzu zgłoszeniowym, kiedy mija termin przesyłania zgłoszeń,

• zasady finansowania – kto finansuje wydarzenie, jaka jest wysokość opłaty startowej, ile kosztuje bilet wstępu na widownię (jeśli impreza jest biletowana),

• nagrody – jakie są warunki otrzymania nagrody, co to za nagroda, zastrzeżenie o ewentualnej zmianie nagrody bądź jej przekazaniu w przypadku niezgłoszenia się po odbiór, czy uczestnicy będą dostawać dyplom za udział w zawodach sportowych,

• postanowienia końcowe – kto rozstrzyga sprawy sporne.

Warto poświęcić uwagę także takim kwestiom jak przeprowadzenie kampanii reklamowej, pozyskanie patronów medialnych, zadbanie o oprawę artystyczną, fotograficzną i/lub wideo. Jeśli zawody sportowe mają być imprezą cykliczną, być może warto pokusić się o stworzenie strony internetowej tego wydarzenia.